Иногда мы не хотим публиковать базу знаний на весь интернет, но нам нужна возможность предоставить доступ не только сотрудникам, но и внешним пользователям – клиентам или партнерам, так чтобы мы могли контролировать, кому открывать доступ к нашей базе знаний.
В нашем учебном центре это могут быть слушатели, которые проходят онлайн-обучение.
В других случаях это могут быть документы и инструкции для партнеров, ответы на частые вопросы для клиентов, полезные материалы для подрядчиков.
Как это сделать?
В Битрикс24 коробочной версии или на самом старшем облачном тарифе можно приглашать внешних пользователей. Они называются экстранет-пользователи и имеют ограниченные права на портале. Фактически, они видят только то, что находится в группах, в которые их добавили.
Создаем группу, включаем для нее работу с внешними пользователями.
В списке возможностей группы отключаем стандартную базу знаний и включаем нашу, у меня она называется Расширение № 36 – это порядковый номер приложения, добавленного на мой портал. Заодно изменим название на понятное База знаний.
В меню группы выводим пункт для работы с базой знаний. Кликаем на него и открывается страница базы знаний.
Так как я полноправный сотрудник компании, то мне видны все статьи и разделы. Но если бы я была экстранет-пользователем, то видела бы только этот раздел и статьи в нем.
Если вы хотите разрешить внешним пользователям не только читать, но и редактировать статьи, зайдите в настройки раздела и установите права доступа, как у меня на экране – Редактировать «да».
Чтобы убедиться, что всё работает, давайте зайдем на портал с правами Экстранет-пользователя.
В левом меню портала вижу ссылку на созданную группу Обучение и документация. А если перейду в базу знаний, то вижу только статьи из этого раздела. Вся остальная база знаний мне не доступна.
Таким образом, вы можете создать базу знаний для внешних пользователей: партнеров, клиентов и контрагентов.