Кейс. Отправка тестового задания кандидатам
Давайте при помощи базы знаний создадим инструмент, упрощающий работу с тестовыми заданиями для кандидатов.
В этом процессе у нас будут 3 участника:
HR
Нанимающий менеджер
Кандидат
HR публикует вакансию, получает отклики, проводит телефонное интервью и предлагает заинтересовавшим кандидатам выполнить тестовое задание.
Кандидат выполняет тестовое задание.
Далее нанимающий менеджер и HR оценивают тестовое и принимают решение о дальнейших действиях.
Чтобы автоматизировать этот сценарий будем использовать отдельную воронку сделок — Кандидаты и специальный раздел с тестами в нашей базе знаний.
Давайте посмотрим, какие настройки нам нужно сделать.
Начнём с базы знаний и создадим раздел для тестирования
Раздел
Переходим в базу знаний. В корне создаем раздел Тестирование кандидатов. Уберу права доступа у всех сотрудников, а для HR открою доступ на чтение и редактирование. Сохраняем. Раздел готов
Теперь добавим вопросы тестового задания. Как мы помним — один вопрос равен статье. Поэтому начинаем создавать статьи в этом разделе. Вопрос № 1. Здесь будет свободный ответ.
Вопрос № 2 — выбор из нескольких вариантов ответа. Добавлю три варианта — один правильный и два неправильных. Сохраняю.
CRM
Теперь настроим CRM-систему. Мы создадим отдельную воронку в сделках, добавим пользовательские поля для хранения ссылок на прохождение теста и его результаты и настроим роботов.
Создаём направление сделки — Сделки, туннели и воронки продаж, добавить воронку Кандидаты. Настроим стадии: Новый, Телефонное интервью, Тестовое задание. Собеседование, Оффер, Принят. И несколько отрицательных стадий с причинами отказа.
Дальше создаём три пользовательских поля:
Нанимающий менеджер, тип привязка к пользователю
Ссылка на прохождение теста, тип Строка
Ссылки на результаты тестирования, тип Строка
Перейдем в нужную воронку и настроим карточку Кандидата.
Первый блок назовём О кандидате и пока оставим в нем только
Название,
поле Клиент — для хранения информации о кандидатах мы будем использовать Контакты, поэтому скроем компании.
Ответственный — это HR
и нанимающий менеджер
Остальные разделы удалим
Создадим новый раздел Тестовое задание и выведем в него наши поля со ссылками на прохождение теста и на результаты тестирования.
Переходим к настройкам роботов
Первый робот — WebHook
Возвращаемся в базу знаний, включаем тестирование для раздела, переходим на страницу Подробнее и копируем webhook:
Вставляем в поле робота и давайте отредактируем:
у нас сделки, а не лиды, поэтому меняем crm_type на deal
нам не нужно создавать новую сделку, а надо добавить результаты тестирования в существующую, поэтому добавим crm_id. В значения подставим из полей документа — ID сделки
Далее мы хотим, чтобы у нас записывались в поля сделки ссылка на прохождение теста и ссылка на результаты. Я сначала скопирую из списка доступных параметров оба ключа: test_link_uf и results_link_uf, добавлю их в вебхук. А теперь добавлю значения. Для этого снова захожу в список полей, кликаю на название поля, из url-адреса копирую идентификатор и тоже добавляю в веб-хук.
Остальные настройки соответствуют моему сценарию, поэтому их я не меняю — когда пользователь начнет тестирование будет создан комментарий, а когда закончит — задача.
Второй робот Отправить письмо кандидату. Выбираем мейл отправителя, заполняем тему письма. В текст письма добавляем Имя контакта и ссылку на прохождение тестирования.
Обязательно отмечаем, что этот робот должен запуститься после предыдущего. И устанавливаем паузу в 5 минут, чтобы быть уверенными, что к моменту отправки письма вебхук отработает и у нас будет заполнено поле ссылка на тестирование.
Всё готово, давайте протестируем.
Добавить кандидата. Заполняю поле название, выбираю контакт с моим мейлом, нажимаю сохранить. Двигаю сделку сразу в стадию Тестовое задание.
Срабатывает вебхук, появляется комментарий о создании тестирования.
Переоткроем карточку и видим, что оба поля со ссылками заполнены. Переходим на вкладку Роботы — робот с вебхуком отработал, второй запущен и письмо будет отправлено.
Прошло 5 минут, письмо отправлено. Ссылка добавлена в тело письма.
Давайте скопируем ссылку и пройдем тестирование.
Начать. Вписываю вариант ответа на первый вопрос. Дальше. Выбираю правильный ответ на второй вопрос — Дальше. Завершаю тестирование.
Посмотрим в карточку кандидата:
Есть комментарий, когда я начала тестирование, и есть задача со ссылкой на результат после тестирования.
В поле Ответственный и Постановщик по задаче — HR-специалист. Я могу перевыбрать Ответственного на Нанимающего менеджера. Он проверяют тестовое задание и пишет комментарий: подходит кандидат или нет.
Отмечает комментарий как результат и завершает задачу. HR двигает сделку в одну из следующих стадий.
Как видите, мы с вами сделали буквально несколько настроек в Базе знаний и CRM, а процесс прохождения и проверки тестовых заданий стал гораздо удобнее и прозрачнее.