Оглавление
База Знаний от it-solution содержит 2 инструмента для автоматизации.
1. Мы можем запускать БП в ответ на какие-то действия, происходящие внутри Базы Знаний.
2. Мы можем настроить вебхуки для работы и для интеграции с crm-системой.
Бизнес-процессы из базы знаний
Начнём с бизнес-процесса и разберёмся, как это работает.
В разделе Процессы в ленте новостей есть процесс “База Знаний и действия над статьями”, здесь хранится история всех действий, которые происходят внутри нашей БЗ.
С точки зрения системы Битрикс24 это элементы списков, а к элементам списков мы можем привязать любые бизнес процессы, соответственно, мы можем запускать БП из БЗ.
Нажимаем кнопку “Настроить БП” и здесь можем создать свой БП.
Я хочу, чтобы после создания статьи для меня ставилась задача, Проконтролировать содержание новой статьи.
После создания бизнес-процесса его нужно связать с базой знаний.
Для этого перехожу в настройки БЗ и выбираю, на какое действие будет запускаться мой БП, который мне нужен.
У меня есть варианты:
- создания статьи
- редактирование,
- удаление,
- реакция,
- отмена реакции,
- комментарий.
Я привяжу свой БП к созданию новой статьи.
Как всё должно работать, если я правильно настроила: при создании новой статьи, у меня появляется новая задача.
Добавляю статью “Новая статья для проверки создания задачи” нажимаю “сохранить”, проверяю задачи и видим, что у меня стало на 1 задачу больше.
Вернёмся в наш бизнес-процесс и посмотрим, какие поля из базы знаний мы можем использовать внутри бизнес-процесса, что мы знаем про наши статьи. Открываю поля “Документа” и видим здесь - ID статьи, название статьи, автор, раздел.
Помимо того, что мы можем оповещать кого-то о добавлении новой статьи, мы можем также настроить более сложные схемы для поэтапной обработки, например, для работы с черновиками, согласования и публикации статей.
Вебхук для CRM
Второй инструмент, который у нас существует для автоматизации БЗ, это вебхук, который можно связать с crm системой.
Давайте посмотрим, как он работает.
На детальной странице теста, которая открывается в новом окне, есть кнопка “вебхук для запуска”, кликаем на эту кнопку, система нам говорит, что вы можете вызвать этот хук в нужный момент, например, из БП в Б24, запустить тестирование и привязать его к вашей crm системе.
Что такое веб-хук?
https://bestrank.kdb24.ru/api/v1/public/test.start/?secret=815532be4b6b4167b637d0803961ba16&crm_type=lead&on_start=comment&on_finish=task
Первая часть ссылки https://bestrank.kdb24.ru/api/v1/public/ — это URL-адрес нашей базы знаний и раздела для обработки вебхуков в ней.Это специальная ссылка, в параметрах которой заложены определённые команды. Что это за команды можно понять, если разобрать скопированную ссылкук.
test.start — означает, что при переходе по ссылке будет создано новое тестирование (прохождение).
После знака вопроса указан секретный ключ, а дальше идут параметры, отвечающие за то, какие еще действия будут выполнены, кроме создания прохождения теста.
Первый параметр в нашем примере: crm_type
Для этого параметра доступны значения:
- lead
- deal
- contact
- company
Если в вебхуке есть параметр crm_id, то остальные действия будут выполнены над элементом crm с таким id.
Если crm_id отсутствует, то будет создан новый элемент.
У нас в примере crm_type=lead, crm_id — отсутствует. Значит, при запуске тестирования будет создан новый лид.
Следующий параметр: on_start может принимать следующие значения: task, comment, activity
Соответственно, означает, что при запуске тестирования будет создана задача, комментарий или дело CRM.
В нашем вебхуке on_start=comment, значит, при начале тестирования в карточку созданного лида будет добавлен комментарий.
Дальше идёт параметр on_finish. У него могут быть такие же значения, как у on_start — task, comment, activity, только добавлены они будут при завершении тестирования.
В примере — при завершении тестирования создается задача.
Есть еще 4 параметра, которые не попали в наш пример:
- title — если добавить к вебхуку, то для созданного прохождения будет установлено переданное название
- test_link_uf: пользовательское поле объекта CRM. Если его указать, то в это поле будет записана ссылка на прохождение тестирования. Дальше в самой CRM вы можете настроить отправку этой ссылки пользователям.
- results_link_uf: пользовательское поле, в которое будет записана ссылка на результаты тестирования. Это упростит задачу проверяющему. В каждом элементе CRM сразу будет нужная ссылка.
- results_percent_uf: пользовательское поле, в него будет записан процент правильных ответов, которые набрал пользователь при тестировании.
Давайте перейдем по полученной ссылке, видим ответ, теперь посмотрим, что же у нас внутри crm системы.
Вот у нас появился новый лид и в нём есть комментарий, Запущено тестирование для пользователя, в комментарии есть ссылка на прохождение тестирования.
Переходим по ссылке, начинаем прохождение теста, нажмем ответить и завершим наш тест.
Тест завершен, посмотрим, что изменилось в лиде:
- во первых, появилась информация о том, что начато прохождение тестирование в тот момент, когда мы его начали
- во-вторых, появилась задача о том, что завершено прохождение тестирования со ссылкой на результаты.
Такая автоматизация тестирования позволяет встраивать его в самые разные процессы нашей компании. Встроив веб-хук в бизнес-процесс или роботов CRM, мы во-первых запускаем процесс тестирования, а во-вторых, сразу начинаем сохранять данные в CRM.
Например, создать воронку для работы с вакансиями, создать анкету для соискателя (т.е. тестирование в отдельном разделе базы знаний), и при помощи веб-хука формировать для соискателей ссылки на тестирование, автоматически отправлять им ссылку для прохождения, а после того, как кандидат завершит тестирование, ставить задачу на HR-специалиста.
Также мы можем встроить заполнение брифа для наших клиентов в воронку продаж, например, предлагать заполнить бриф перед выставлением коммерческого предложения. Когда сделка дойдет до стадии Собрать информацию для КП, вызываем вебхук, формируется ссылка на бриф, записывается в поля CRM, ссылку можно отправить клиенту, а дальше crm система отреагирует на факт заполнения брифа и поставит менеджеру задачу “связаться с клиентом и обработать этот бриф”.
Как видим, использование бизнес-процессов и вебхуков еще больше расширяет возможности использования базы знаний.