Коллаб-пользователи в Базе знаний

---

В приложении «База знаний и тестирование» есть коллаб-пользователи, которым не нужен доступ к порталу Битрикс24 и которые не являются сотрудниками портала. Они работают исключительно в Базе знаний на поддомене .kdb24.ru. 

О том, как пользователи коллабы Битрикс24 могут работать в приложении, вы можете прочесть в статье.

Переход на страницу коллаб-пользователей

Для перехода на страницу коллаб-пользователей в приложении «Базы знаний и тестирование» администратору необходимо в левом верхнем углу нажать на иконку шестеренки (⚙️) и выбрать «Коллаб».

На вкладке «Внешние пользователи» отобразится список коллаб-групп и коллаб-пользователей.

Добавление новой коллаб-группы

Для создания коллаб-группы нужно нажать кнопку «Добавить группу» и ввести ее название. Коллаб-группы нужны для удобства выдачи прав сразу нескольким пользователям, без надобности выдавать права каждому по отдельности.

⚡️Обратите внимание, что  добавлять новые коллаб-группы можно только в расширенной версии приложения «База знаний и тестирование».

Добавление коллаб-пользователя 

Чтобы добавить коллаб-пользователя нужно нажать кнопку «Добавить пользователя» и ввести его фамилию, имя. 

⚡️Обратите внимание, что добавлять новых пользователей можно только в расширенной версии приложения База знаний.

Таким образом, он будет добавлен в раздел «Пользователи без групп» 

Добавление коллаб-пользователя в группу

Чтобы добавить пользователя в уже существующую коллаб-группу, необходимо напротив нужной нажать на иконку пользователя со знаком «+».

Затем есть два варианта:

1. «Создать» — создание нового коллаб-пользователя. Необходимо прописать имя и фамилию.

2. «Выбрать» — добавление уже существующего коллаб-пользователя. Необходимо выбрать ранее добавленного пользователя из выпадающего списка.

Добавленные пользователи отобразятся внутри групп.

⚡️Обратите внимание, что один пользователь может состоять сразу в нескольких группах.

Удаление коллаб-группы

Чтобы удалить коллаб-группу нужно нажать на иконку крестика «❌» около названия группы. 

⚡️Обратите внимание, что при удалении группы все пользователи, которые состояли в ней, отобразятся в списке «Пользователи без групп», при условии, что они не были добавлены в другие коллаб-группы.

Удаление коллаб-пользователя

1. Чтобы удалить коллаб-пользователя, не состоящего ни в одной группе, необходимо в списке «Пользователи без группы» напротив нужного имени нажать на иконку крестика «❌».

2. Чтобы удалить пользователя, который находится в группе, необходимо для начала удалить его из всех групп, а затем из списка «Пользователи без групп».

Настройка доступов для коллаб-пользователей

Для добавленных коллаб-пользователей можно настраивать права доступа к статьям и разделам. При этом пользователи будут видеть только те статьи и разделы, доступ к которым вы выдали. 

В настройках прав доступа коллаб-пользователи будут выделяться зеленым цветом, таким образом, их можно отличить от экстранет и интранет-пользователей. Администраторы портала будут видеть названия коллаб-групп и пользователей такими, как они указаны в настройках.

⚡️Обратите внимание, для предоставления доступов к подразделам и статьям в них, необходимо дать права и на родительский раздел.

Если название коллаб-группы или имя коллаб-пользователя отображаются в виде «-690» — значит, после настройки прав доступа коллаб-пользователь/коллаб-группа были удалены в настройках коллабов.

⚡️Обратите внимание, что обычный пользователь всегда будет видеть коллаб-пользователей и коллаб-группы в виде минусового числа — это значит, что для получения информации о них необходимо обратиться к администратору.

При нажатии на имя коллаб-пользователя или на название коллаб-группы администратор приложения «База знаний и тестирование» перейдет на страницу настроек коллабов, а обычный пользователь увидит, что страница доступна только администратору.

Сделать пользователя доп. сотрудником

При добавлении коллаб-пользователя вы можете дать ему права как и у обычного пользователя приложения «Базы знаний и тестирование» — сотрудника вашего портала Битрикс24. Для этого при добавлении или редактировании пользователя нужно отметить галочкой «Является дополнительным сотрудником». В таком случае он сможет видеть и редактировать все статьи и разделы, которые доступны сотрудникам портала Битрикс24.

Возможности работы с коллаб-пользователями

В расширенной версии приложения «База знаний и тестирование» доступен полный функционал по работе с коллаб-пользователями. В базовой версии не будет возможности добавлять новые группы и пользователей. 

⚡️Обратите внимание, если ранее у вас была расширенная версия приложения «База знаний и тестирование», и вы добавляли коллаб-пользователей/коллаб-группы, то после окончания подписки вы все еще сможете работать с ними, но добавлять новые — возможности не будет.

Таблица-сравнение работы с коллаб-пользователями в зависимости от версии приложения «База знаний и тестирование»

Функционал	Базовая версия приложения	Расширенная версия приложения
Редактирование названия существующих коллаб-групп	+	+
Редактирование имен существующих коллаб-пользователей	+	+
Удаление коллаб-групп	+	+
Удаление коллаб-пользователей	+	+
Перемещение добавленных коллаб-пользователей между группами	+	+
Создание новых коллаб-групп	-	+
Добавление новых коллаб-пользователей	-	+