Оглавление
В приложении "База знаний" есть специальные пользователи, называемые коллаб-пользователями.
Эти пользователи не нуждаются в доступе к порталу Битрикс24 и не являются сотрудниками портала. Они работают исключительно в "Базе знаний" на поддомене .kdb24.ru.
О том, как пользователи коллабы Битрикс24 могут работать в приложении База знаний, вы можете узнать по ссылке.
Перейти на страницу коллаб-пользователей
Для перехода на страницу коллаб-пользователей в приложении Базы знаний и Тестирование администратор Базы знаний должен перейти по
кнопке "Коллаб" в настройках приложения.
Добавить новую коллаб-группу
На открытой вкладке отобразится список коллаб-групп, в которые можно добавлять пользователей.
Также можно удалять уже существующие группы и добавлять новые.
Для создания коллаб-группы нужно нажать на "Добавить группу" и ввести название группы.
Коллаб-группы нужны для удобства выдачи прав сразу нескольким пользователям, без надобности выдавать права каждому пользователю.
Пользователям необязательно состоять в группах, можно выдавать права каждому отдельно добавленному коллаб-пользователю.
! Добавлять новые коллаб-группы можно только в расширенной версии приложения База знаний.
Добавить коллаб-пользователей
Чтобы добавить коллаб-пользователя нужно нажать на "Добавить пользователя".
При добавлении пользователя по этой кнопке он отобразится в разделе "Пользователи без групп".
Если вы добавляете пользователя сразу в группу, то он отобразится в группе. О добавлении пользователя в группу читайте далее.
! Добавлять новых пользователей можно только в расширенной версии приложения База знаний.
Добавить коллаб-пользователя в группу
В коллаб-группу добавить пользователей можно двумя способами:
1. Добавить нового коллаб-пользователя: для этого нажать на иконку пользователя со знаком плюс около названия группы,
в которую хотите добавить пользователя и ввести его имя и фамилию.
Добавление пользователя в группу аналогично добавлению пользователя по кнопке "Добавить пользователя" и последующего выбора его в группе,
как показано в пункте 2.
2. Добавить уже существующего коллаб-пользователя: чтобы добавить уже существующего пользователя можно указать "Выбрать"
вместо "Создать" и выбрать ранее добавленного пользователя из выпадающего списка.
Добавленные пользователи отобразятся внутри групп. Пользователь может состоять сразу в нескольких группах.
Удалить коллаб-группу и пользователя
Чтобы удалить коллаб-группу нужно нажать на иконку крестика около названия группы. При удалении группы все пользователи,
которые были в группе, отобразятся в списке "Пользователи без групп", если они не состоят в других группах.
Для полного удаления коллаб-пользователя необходимо сначала удалить его из групп, в которых он состоит,
а потом удалить из списка "Пользователи без групп", тогда пользователь будет удален окончательно и станет
недоступен для выбора в списке пользователей.
Настройка доступа для коллаб-пользователей
Для добавленных пользователей можно настраивать права доступа к статьям и разделам. При этом пользователи
будут видеть только те статьи и разделы, доступ к которым вы выдали. Если статья или раздел, к которому вы хотите
дать доступ пользователю находится в другом разделе, то в родительский раздел надо также дать доступ.
В настройках прав доступа коллаб-пользователи будут выделяться зеленым цветом, таким образом их можно отличить
от экстранет пользователей и обычных.
Администраторы портала будут видеть названия коллаб-групп и пользователей такими, как они указаны в настройках.
Если название коллаб-группы или имя коллаб-пользователя отображаются в виде "-690" - это значит, что после настройки
прав доступа коллаб-пользователь или группы были удалены в настройках коллабов.
! Обычный пользователь всегда будет видеть таких пользователей и групп в виде минусового числа - это значит,
что для получения информации об этих пользователях необходимо обратиться к администратору.
При нажатии на имя коллаб-пользователя или название коллаб-группы администратор Базы знаний перейдет на страницу настроек коллабов,
а обычный пользователь увидит, что страница доступна только администратору, если попробует перейти по ссылке.
Для удобства на странице коллабов есть ссылка на инструкцию, по которой можно сразу перейти на данную статью о коллаб-пользователях.
Сделать пользователя доп. сотрудником
При добавлении коллаб-пользователя вы можете дать ему права как и у обычного пользователя Базы знаний - сотрудника вашего портала.
Для этого при добавлении такого пользователя или при редактировании нужно отметить галочкой "Является дополнительным сотрудником".
В этом случае он сможет видеть и редактировать все статьи и разделы, которые доступны сотрудникам портала.
Возможности работы с коллаб-пользователями
В расширенной версии приложения База знаний и тестирование доступен полный функционал по работе с коллаб-пользователями.
В базовой версии не будет возможности добавлять новые группы и пользователей.
Если у вас была расширенная версия приложения и вы добавили коллаб-пользователей, то при окончании подписки вы все еще сможете
работать с добавленными ранее коллаб-группами и пользователями, но не сможете добавлять новые.
В таблице представлено сравнение работы с коллаб-пользователями в зависимости от версии приложения.
| Функционал | Базовая версия Базы знаний | Расширенная версия Базы знаний |
|---|---|---|
| Редактировать названия существующих коллаб-групп | + | + |
| Редактировать имена существующих коллаб-пользователей | + | + |
| Удалять коллаб-группы | + | + |
| Удалять коллаб-пользователей | + | + |
| Перемещать добавленных коллаб-пользователей между группами | + | + |
| Создавать новые коллаб-группы | - | + |
| Добавлять новых коллаб-пользователей | - | + |