---

Сохраняйте и накапливайте все свои данные в приложении “База Знаний и тестирование” от IT-Solution.Приложение позволяет создавать и редактировать статьи, следить за историей изменений, делиться знаниями с другими сотрудниками и многое-многое другое.   

Где хранить и как управлять информацией о работе компании? Как собирать информацию критически важную для отдела или конкретного сотрудника? Как оперативно ввести в курс дела новых сотрудников?  Где удобно хранить инструкции по работе с той или иной программой или сервисом? Делимся опытом структурирования и внедрения базы знаний, а также универсальными рекомендациями, для компаний любого размера.

Узнать основную информацию о приложении "База знаний и тестирование" для Битрикс24 можно из этого короткого видео:

Определяем, какие задачи необходимо решить

Прежде всего необходимо определить,  какие задачи вы планируете решать с помощью Базы Знаний.

Систематизация информации

Одна из распространенных проблем в любой компании — разрозненное хранение информации по работе. Как правило, каждое подразделение организации использует для этого разные источники, кто-то хранит информацию на корпоративном сервере, кто-то — в документах Google, кто-то — просто в голове. В худшем случае многие важные инструкции и документы могут быть устаревшими, а часть информации — отсутствовать. База знаний предназначена для сбора и упорядочивания в одном месте, а приложение База Знаний и Тестирование предоставляет удобную возможность организовать и систематизировать все важные инструкции и прочую информацию по работе компании. 

Быстрый поиск

Зачастую сотрудники тратят много времени на поиск нужной информации, описание инструкций и подготовку ответов на одни и те же вопросы. Обычно для этого им бывает нужно обратиться к коллегам, в том числе из других отделов, отвлекая их от текущих задач на бесконечное консультирование. 

Наполненная База Знаний поможет сотрудникам находить ответы самостоятельно. В приложении База Знаний и Тестирование есть удобный поиск и облако тегов, с помощью которых отыскать нужную статью очень просто.

Адаптация новых сотрудников

Новички испытывают особенные сложности из-за недостатка информации: к кому обращаться с тем или иным рабочим вопросом, каким регламентом или инструкцией руководствоваться в определённой ситуации.

Создайте в Базе Знаний специальный раздел с памятками и инструкциями для новых сотрудников и давайте ссылку на него каждому коллеге, который приступает к работе в вашей компании. 

Обучение и тестирование

База знаний может использоваться и для образовательных целей, развития компетенций сотрудников. Сохраните в ней наборы обучающих материалов, инструкции и видеоролики разъясняющие правила работы с конкретными сервисами. Проведите тестирование усвоенного материала.

Ресурсы для ведения Базы знаний 

Люди

Хорошо, если ведение Базы Знаний будет включено в обязанности конкретных сотрудников, которые будут следить за наполнением и актуализацией контента. Однако и другие коллеги должны быть готовы помочь с составлением статей, предоставить нужную информацию. 

Приложение База Знаний и Тестирование дает возможность выставить права на создание контента. Те коллеги, у которых не будет права на создание, смогут читать те статьи, к которым у них имеется доступ, но не смогут создавать собственные. 

Инструменты 

Часто возникает путаница, когда речь заходит о Базе Знаний, есть несколько решений которые работают на Битрикс. Для создания базы знаний могут использоваться разные платформы. Более подробно о различиях можно узнать из статьи.

Как организовать хранение информации? 

Раздел с общей информацией

В приложении База Знаний и Тестирование есть приветственная статья, которую все видят при запуске приложения. Отредактируйте ее и разместите туда основную информацию: описание компании (деятельность, карточка с реквизитами и т.п.), список коллег, к которым можно обращаться по разным вопросам, а также ссылки на наиболее важные документы. Либо выставьте в настройках приложения отображения статистики приложения на главной странице: последние изменения в Базе Знаний и самые популярные статьи (те, у которых наибольшее число просмотров).

Поручите сотрудникам из кадрового отдела создать папку со всей необходимой информацией  о кадровом делопроизводстве: инструкции по найму, переводу сотрудников, оформлению отпусков и больничных и т. д.

Важно документировать в Базе знаний все, что касается работы в вашей компании, включая бизнес-процессы. Для этого рекомендуем создать отдельный раздел, посвященный работе с порталом: как ставить задачи, бронировать переговорные, оплачивать счета. При появлении нового бизнес-процесса, опишите его в базе знаний и поделитесь с коллегами ссылкой на новую информацию.

Разделы по направлениям работы

Рекомендуем создать раздел в Базе Знаний для каждого отдела вашей компании, где коллеги смогут хранить узкоспециализированную информацию, необходимую конкретным отделам. Приложение База Знаний и Тестирование позволяет настраивать уровни доступов: оставлять видимость всем сотрудникам или некоторым.

Прием новых сотрудников

Для новых сотрудников желательно создать отдельный раздел, который может понадобиться в первые дни работы. Он может включать памятку, перечень документов, необходимых для оформления, и так далее.

При выходе нового сотрудника на работу отправляйте ему автоматическое письмо с доступами к корпоративному порталу и ссылками на нужные разделы Базы Знаний.

Критерии эффективности использования приложения 

База знаний — индивидуальный проект в зависимости от вида бизнеса, размера компании, количества ее сотрудников и бизнес-процессов. Однако есть универсальные характеристики, по которым можно определить ее эффективность.

Соответствие потребностям сотрудников

База знаний создается в первую очередь для хранения информации. Чтобы создать действительно полезные статьи, сначала необходимо определить, какая информация может потребоваться сотрудникам, с какими вопросами сталкивается каждый из них. Не помешает провести среди коллег опрос, что, по их мнению, должно быть в базе знаний, и создать специальное место для регулярного сбора предложений.

Удобство использования

База Знаний должна быть комфортной для использования. Если она будет неудобной, сотрудникам будет проще использовать привычные ресурсы для хранения информации. Проследите, чтобы она была структурирована логически — сотрудник любого отдела должен легко находить нужные данные.  В приложении База Знаний и Тестирование вы сможете создать удобную структуру из разделов и подразделов, куда вы разместите всю необходимую коллегам информацию. Создайте инструкцию по использованию базы знаний, соберите обратную связь от коллег из разных отделов: что понятно и не понятно, что удобно, а что нет.

Составляя статьи, пишите легким и доступным языком, избегайте воды. При подготовке материалов важно понимать: то, что просто для одного сотрудника, может быть совершенно непонятно другому. Это особенно важно при большом коллективе и разных сферах деятельности сотрудников. Известная вам информация кажется вам очевидной, однако для других людей это не так. Поэтому при подготовке контента всегда нужно смотреть на него сторонним взглядом.

Актуальность информации

Частая проблема баз знаний — отсутствие поддержки актуальности информации. Определите, кто и с какой периодичностью будет отслеживать обновление статей. Важные изменения в настройках и процессах должны вноситься в Базу Знаний сразу по завершению настройки и отладки.

Формирование привычки пользоваться базой Знаний

Чтобы База Знаний стала неотъемлимой частью рабочего процесса в вашей компании, сотрудники компании должны привыкнуть ею регулярно пользоваться.